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最新公告:
江寧水務集團檔案管理辦法
來源:檔案室 作者:jnsw 發布時間:2012-10-22 【字體調整:
第一章  總則
第一條  為了實現我公司檔案系統工作的科學管理,維護檔案的完整與安全,更好地為各項提供良好的服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《企業檔案工作條例》,結合我公司檔案工作實際情況,特制定本辦法。
第二條  本辦法所稱檔案,是指南京江寧水務集團有限公司在各項工作中直接形成的有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。
第三條  各科室的檔案工作由總公司辦公室綜合檔案室直接指導和分管,在業務上接受區檔案局和上級主管部門的監督與指導。
第四條  各下屬單位在工作中形式的檔案,均應集中到本公司的綜合檔案室統一保管,不得分散保存。
第五條  本公司辦公室內設綜合檔案室,公司各部門、下屬單位配備必要的專(兼)職檔案員,檔案員保持相對穩定。
第六條  本公司辦公室在檔案管理中的基本職責是:
(一)建立健全本公司檔案工作的各項規章制度。
(二)監督、指導各科室形式的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
(三)集中統一管理本公司各種門類和載體的檔案,充分利用現有室藏檔案,為公司各項工作服務。
(四)指導、監督本公司各科室的檔案工作。
(五)按規定向區檔案館移交應當移交的檔案。
(六)辦理領導交辦的其他檔案業務工作。
第七條  檔案工作必須貫徹執行黨和國家有關方針、政策與法規。檔案工作人員要遵紀守法,保守機密,熱愛檔案工作,精通檔案業務,熟悉業務,努力把檔案工作做好,為領導決策和各項經濟工作服務。

第二章  文書的立卷和歸檔
第八條  本公司各部門在工作中形成的具有使用和保存價值的文件材料在辦理完畢后,由本公司各部門負責整理、立卷、并向公司綜合檔案室移交歸檔。
第九條  立卷任務的劃分:
(一)各科室負責自行承辦文件的立卷。
(二)本單位與外單位會辦的文件,屬本單位主辦的,由本單位立卷;外單位主辦的,本單位以副本立卷。本單位代上級機關草擬的文件及其定稿,由上級發文機關立卷,草稿和副本由本單位立卷。
第十條  歸檔范圍按照《南京市江寧水務集團公司文件材料歸檔和不歸檔范圍》(附件一)執行。
第十一條  文書立卷應當遵循文件的自然形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。
具體要求是:
(一)應當歸檔的文件材料,必須齊全完整。
(二)歸檔的文件材料,應當按照問題、組織機構、作者時間、文種和通迅者等特征立卷。
(三)在歸檔的文件材料中,應當將相應的正件與附件、正本與定稿、請示與批復、批轉文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起立卷;文電應當合一立卷。
(四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復放在復文年立卷,沒有復文的放在請示年立卷;跨年度的計劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;如果計劃、總結在同一文件中,應當視文件內容的主次確定歸卷年度;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;合同性文件放在簽字年度立卷;各類案件材料放在結案年度立卷。
(五)卷內文件材料應當按照其內部聯系、重要程度、問題或者時間順序科學排列,正本在前,定稿在后;批復、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉文件在前,被批轉文件在后;法規性文件和其他重要文件的定稿在前,歷次修改稿在后;案件材料,結論性材料在前,依據性材料在后,再按照排列順序,用鉛筆認真編寫頁碼。
(六)認真填寫卷內文件目錄。文件沒有標題或者標題不明確的,要根據原文內容擬寫標題并有[ ]括號括上;文件責任者、時間不清楚的,要查清楚后填入,并在備注上說明。
(七)案卷封皮應當按照規定逐項填寫清楚。案卷題名要簡明,準確地反映卷內文件材料的內容與成份(一般包括責任者、內容、文種等),體式一致,文字簡練,使用規范簡稱,并用毛筆、鋼筆或計算機填寫,字跡工整、清晰。
(八)有關卷內文件材料的情況說明應當逐項填寫在備考表內;若無情況可說明,也應當將立卷人,檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應當置于卷尾。
(九)卷內文件材料要去掉金屬物,破損的文件應當裱糊,字跡擴散的應當復制與原件一并立卷。
(十)傳真文件以復印件立卷歸檔。
(十一)聲像材料應當單獨放卷盒、像冊中,并用文字標出攝像或者錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
(十二)所立案卷要科學地劃分保管期限。
第十二條  案卷立好后,應當按照機構、問題并結合重要程度和不同保管期限進行系統的排列和編號,并編制案卷目錄。
第十三條  各科室將立好的案卷連同案卷目錄(一式三份)于文件形成后的次年上半年向公司綜合檔案室移交,并辦理移交手續。
第三章  檔案的管理和利用
第十四條  本公司的檔案應當按照其內容和載體的不同進行科學的分類,一般按照江寧水務集團公司制定的檔案分類方案進行操作。分類應當保持文件材料的前后一致,具有科學性和穩定性。
第十五條  本公司檔案室對已歸檔案卷按照不同門類,載體和不同保管期限分門別類進行排列。案卷排列方法應當統一,前后保持一致,不得任意改動。
第十六條  本公司綜合檔案室要科學合理地編寫檔號,每本案卷目錄內的案卷號不能重復。
第十七條  本公司檔案必須具備有檔案專用庫房和閱覽室。檔案室庫房要堅固,并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施??夥磕諞敬锏轎率仁室?,清潔衛生,無蟲霉滋生。檔案管理部門根據工作需要配備檔案柜架、溫濕度計、去濕機、吸塵器、空調和微機等設備。
第十八條  本公司綜合檔案室檔案管理人員要對檔案庫房進行定期和不定期的檢查,主要檢查庫房設施和檔案情況,保證帳物一致。如有破損或者字跡失真的檔案,應當及時修復。發現其他問題,也應當及時解決或者報告領導。
第十九條  本公司綜合檔案室應當建立健全檔案資料的統計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行登記和統計,并根據要求向上級財政部門和區檔案局報送檔案基本情況統計表。
第二十條  本公司綜合檔案室應當建立全宗卷,以積累本公司檔案的立卷說明、分類方案、交接憑證、鑒定報告、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等。
第二十一條  本公司檔案員調動工作時,應當在離職前將本人保管的檔案數量和狀況交待清楚,嚴格履行交接手續。
第二十二條  本公司檔案員必須熟悉本公司的歷史和所藏檔案情況,編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具和必要的參考資料。
第二十三條  檔案的借閱和復制
(一)本單位工作人員因工作需要可以借閱庫房檔案。但是,如果借閱非本人主管業務的機密文件,必須經局領導批準,外單位來人查閱本機關檔案,必須持有單位介紹信,并經本公司辦公室主任批準。
(二)復制機密或者非本人主管業務的文件必須經辦公室主任批準,絕密文件、密碼電報一律不得復制。
(三)檔案借閱者必須遵循有關規定,履行必要的手續,不得涂損檔案,不得轉借他人,閱完及時歸還。借閱絕密、機密檔案,還負有保密的責任,違者按照有關規定處理。
(四)檔案工作者必須熱情服務,并認真地檢查歸還的檔案有無遺失、涂損等現象。
第二十四條  本公司檔案室要不斷采用先進的科學技術與設備,逐步實現檔案管理的現代化。
第四章  檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十五條  本公司檔案室會同有關業務科室,根據檔案保管期限,定期對檔案進行鑒定,核定保管期限,剔出無保存價值的檔案。
第二十六條  檔案保管期限的劃分:
(一)各類檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。文書檔案的保管期限分為永久、30年、10年。
1、凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料,對本公司、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管。主要包括:本公司制定的屬于法規政策性的文件,處理重要問題形式的文件材料,召開各種會議的重要文件材料,重要的請示、報告、總結、綜合統計報表,機構演變的文件材料;上級部門頒發的屬于本公司主管業務并要貫徹執行的重要文件材料及對本公司領導人任免的文件材料。
2、凡是反映本公司一般工作活動,在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。主要包括:本公司一般工作問題文件材料,一般會議主要文件材料,人事管理工作形式的一般文件材料,直屬上級部門頒發的屬于本公司主管業務并需要貫徹執行的一般文件材料,下級機關報送的重要總結、報告等文件材料。
3、凡是在較短時間內對本公司有參考利用價值的文件材料,列為短期保管。主要包括:本公司一般事務性的文件材料,上級部門和同級部門頒發的非本公司主管業務但要貫徹執行的文件材料,下級部門報送的一般工作總結,報告和月份統計報表等文件材料。
(二)具體劃分檔案保管期限時,按照《南京江寧水務集團有限公司文書檔案保管期限表》所列期限執行。
(三)檔案的保管期限,從檔案所屬年代的次年1月1日起計算,長期計劃、協議、協定、合同等有關文件,按其有效期滿后次年1月1日起計算。
第二十七條  檔案管理部門銷毀無保存價值的檔案時應當寫出銷毀檔案報告,說明銷毀理由,原保管期限、數量和簡要內容,連同編寫的銷毀清冊一起送有關業務科室和辦公室負責人審核,報本局領導批準后方可銷毀,并在原案卷目錄上注冊。在銷毀檔案時,應當與公司保衛部門取得聯系,指定兩人以上監銷,并由監銷人員在銷毀清冊上簽字。
第二十八條  本公司應當將永久、長期保存的檔案在本機關保存10年后,連同案卷目錄(一式三份)和有關的檢索工具、參考資料,一并向區檔案館移交。
第五章附則
第二十九條  本公司會計檔案按照財政部,國家檔案局頒發的《會計檔案管理辦法》及南京市檔案局有關規定管理。
第三十條   本公司工程檔案,按照《南京市城市建設檔案管理暫行辦法》管理。
第三十一條  本公司人事檔案,按照中央組織部、國家檔案局《干部檔案工作條例》管理。
第三十二條  本辦法由南京江寧水務集團有限公司辦公室負責解釋。


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